印鑑不要で業務効率化！電子契約導入のメリットや適切な保管管理方法を紹介

当サイトは印鑑不要で業務効率化になる、電子契約導入のメリットや適切な保管管理方法をご紹介しています。
これから利用することを検討しているけれど、不明なことも多いのであればぜひ目を通して参考にしてみてください。
電子データで署名やサインをするシステムを利用する際には収入印紙は必要なのか、という疑問にもお答えしているサイトです。
また電子データでの契約の保管義務期間は何年なのかという気になる疑問も解説しています。

印鑑不要で業務効率化！電子契約導入のメリットや適切な保管管理方法を紹介

電子契約システムを利用するメリットにはまず、コストを削減できるということが挙げられます。
書面の場合は用紙や印刷、郵送の費用がかかりますがこれらが不要となるのが電子契約の良い点です。
またデータで管理できるため、業務の効率化に役立つというメリットもあります。
パソコンだけでなくスマートフォンでも作業が可能であるため電子署名は便利です。
加えて複製や改ざんをされる恐れが少ないため、コンプライアンスの強化にも役立つでしょう。

個人事業主が電子契約を導入するメリット

ビジネスにおいて商品の売買や事業の請負などを行う時は相手方との間で契約を交わしますが、近年ではこの契約を書面によらず、PDFファイルなどのデジタルデータをやり取りすることで成立させるケースが増えてきています。
このような手法を電子契約といいます。
電子契約は、電子署名やタイムスタンプといった、データの改ざんを防ぐ技術が開発されたことで普及が進みました。
2020年に行われた調査では、我が国における企業のうち43.4％が利用しているとの結果が出ています。
企業はもちろんのこと、個人事業主の間でも電子契約を導入する動きが見られます。
紙の契約書を取り交わす必要がないため、この契約手法には用紙代や印刷代、収入印紙代などのコストを削減できるというメリットがありますが、法人に比べると必要経費の認められる範囲の限られている個人にあっては、こうしたコストの削減効果はかなり大きなものとなります。
さらに、フリーランスで活動している人は企業のように専門のスタッフを雇っているケースが少ないため、契約書の取り交わしも自らクライアントの許に出向いて行う必要があります。
しかし電子契約なら、通信ネットワーク経由でデータをやり取りすれば済むので、時間を有効に使って本業に専念することができます。

電子契約が使える契約書や文書の種類

契約に必要な事務の効率化やコストの削減になるとして便利な電子契約システムですが、全ての契約で利用できるのかという疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。
実は電子データでの契約はどんな内容の契約であっても使えるわけではないことは知っておくべきです。
電子データで契約ができないものの場合には、ウェブ上で電子データで契約することはできず書面を用意する必要があります。
電子契約が認められていないものには、訪問販売や電話での勧誘販売があります。
これらの場合は電子契約ができないので紙の契約書を使用するのが特徴です。
さらに借地や賃貸物件の契約をするときや、エステティックサロンや美容医療クリニック・語学教室などで長期に渡って継続的にサービスを提供する場合にも、電子契約は利用することができません。
電子データでの契約システムはこれら以外の売買や請負、雇用それに賃貸借などをはじめとした認められている種類の契約・約定書のみで利用可能です。

電子契約にはどんな証拠力があるのか？

世界中で電子取引が活発におこなわれている今日においても、日本国内では契約書が紙で作成されるケースは少なくありません。
これは、紙の契約書の証拠力が法律や過去の数多くの訴訟によってある程度確立されていることと、電子契約データは改竄することだけでなく、改竄した痕跡を消すことも紙に比べて容易であると考える人が少なくないことが主な理由です。
しかし、電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)にしたがって、作成者本人によって適切な方法で電子署名が施されていれば、電子契約データについても紙の契約書と同等の証拠力をもたせることができます。
2022年3月現在、電子署名法施行規則で認められている特定認証業務での署名方式は4種類で、RSA、RSA-PSS、DSAの3つについては2048bit以上、ECDSAの場合は224bit以上であることが必要です。
これ以外の方式は、行政機関が認めなければ選択することはできません。

電子契約と書面契約の相違点とは？

電子契約と書面契約には、主に形式や業務フロー証拠力などがあります。
また、業務の一環として導入する上で欠かせないコストについても大きな違いがあります。
形式の違いには電子データを扱うか書類に印刷するかの違いがあり、電子契約の場合、電子契約サービスを利用して電子データを利用可能です。
あくまでデータをそのまま採用されるため、神の署名は必要ありません。
一方で書面契約の場合には書類にして提出する必要があります。
業務フローもそれぞれ異なり、書面契約ではそれぞれの会社で声を保存します。
電子契約の場合はサービスのサーバー上にデータを保存することになるでしょう。
さらに、証拠能力の違いも気になるところです。
書面契約では印鑑などを使用して改ざんを防止しますが、電子の場合は電子署名の付与でこれと同等とします。
法的な証拠能力は変わりはないため、これまで使用してきた書面契約と同様に証拠能力があるものとして扱うことができるでしょう。

電子契約には経費を安くできると言うメリットがある

最近では様々なところで電子契約を利用すると言うケースが多く、従来の契約書になれ親しんでいる人にとっては非常に難しいものであると考えている場合も少なくありません。
また昔ながらのやり方に慣れ親しんだ人にとっては、電子媒体で契約書を作ることに違和感を感じると言うことも多いものです。
しかし現在では様々な理由によりこの電子契約が推奨される方向にあり、また経済的なメリットも大きなものとなっているので積極的に利用するようにすることが必要です。
特に契約書の場合にはそのための経費が大きくなることも多いのですが、電子契約の場合にはこれを削減することができる例も少なくありません。一般的な契約書の場合にはその金額に応じて収入印紙を貼り付けることが義務付けられていますが、電子契約の場合にはこれを省略することができる場合が多くなっています。
金額が大きくなればなるほど非常にメリットのあるものとなっているため、これを積極的に利用することで経費を削減することができます。

電子契約書を郵送する場合に注意すべきポイント

電子契約書は様々な業務を電子化する上で非常に効果的なものとなっており、様々な情報を効率よく盛り込むことができる上、特に金額が表記されている契約の場合には収入印紙を省略することができると言うメリットがあります。
そのため経費削減のために効果的に利用することができると考えている面が少なくありません。
しかしこれを郵送する場合には、様々な点で注意が必要となります。
正式な契約は電子契約で行い、あくまでも控えの文書を印刷して郵送すると言う場合にはその管理を適切に行えば問題はありませんが、ありがちなのはせっかく電子契約で行ったのに印刷をしてこれに記名捺印等を行おうとする場合です。
この場合には電子契約ではなく書面での契約と取り扱われてしまうため、収入印紙を省略できると言うメリットが失われ、印紙税を支払わなければなりません。
正式な文章を上で残したいと言うケースも多いものですが、このようなデメリットがあることを十分に認識しておくことが大切です。

ゼネコンクラスの建設業で導入されている電子契約について

いろんなサービスがデジタル化をなされており、いまではハンコが不要な時代になったとも言われるようになりました。
以前であれば大切な契約を取り交わすときは、必ず書面に印鑑を捺印するのが日本の慣習だったといえるでしょう。
ところが現在では、電子契約が基本となっています。
そこでここでは、ゼネコンクラスの建設業で利用をされている電子契約について、簡単に解説をしいていきます。
一般的な建設業の場合、工期や費用などの計10項目を記載した契約書を取り交わすものです。
そして会社の印鑑を押すのですが、電子契約ではそれらはすべて排除をされました、記述をされているのは、作業に携わるゼネコンの名称と建物の図面のみで、あとは資材や工期などは別途電子データに分けられます。
櫃いう最小限のみの情報となるので、電子契約は短期間で効率よく終えられると支持をされるようになりました。
今後は個人住宅でも導入をされる見込みで、広く普及をしていく見込みです。

見積書や契約など電子契約にすることのメリットについて

企業にとって見積書や契約書とは日々作成され、契約を取り交わされる媒体です。
エクセルやワードなどを駆使し書面で契約書を作成し、甲乙両者が署名押印をしなければなりません。
署名捺印のためには、取引先などにその契約書などを持参したり、郵送や書留で送る必要も出てきます。
契約締結までにこのように時間がかかり、スムーズに事は運びません。
また収入印紙の負担も多く、企業にとってそれが不安になっているケースもあるんです。
そこでおすすめしたいのは電子契約書なのです。
紙媒体の代わりにインターネットで契約が取り交わせます。
電子署名をすれば押印や収入印紙を貼る必要もありません。
電子契約書は紙媒体の契約書と同じ効力を発揮することが法で定められています。
インターネットでの契約になるので、時間もほとんどかからずスピーディーに契約を締結することになるんです。
印紙代や郵送代のコストカットにも大きく貢献し、企業にとりありがたいものであるのは言うまでもありません。

請求書も電子契約できる時代になりました！

今までは請求書は印刷をして郵送するのが一般的でしたが、現在はペーパーレスが進んできたこともあり、WEB上で発行してPDFファイルなどの電子データを送るケースが増えてきています。
しかし、これは法律的に問題があるのではないかと心配になる方もいると思いますが心配は不要です。
e-文書法と電子帳簿保存法という２つの法により法的効力が認められています。
請求書の電子契約に必要な要件は、「自社と相手企業による双方の合意」「基本的にはPDFなど改ざんできないデータ」となります。
電子契約のメリットは、送付側は「印刷・捺印などの作業の手間が省けること」「郵送費の削減」、受取側は「即日に受取可能になること」「書類の保管場所の削減」です。
また、電子契約のデメリットは、「e-文書法の要件を満たすために社内規定の整備をする」「電子帳簿保存法の適用を受けるため税務署への承認申請書を提出する手間がある」「サーバーやセキュリティトラブルの可能性」といったことがあります。
時代は電子化の方向に進んでおり、電子契約はますます進んで行くでしょう。